Sus auxiliares son tablas base a partir de las cuales se nutrirán los formularios principales, están creados a dos niveles, a nivel de la empresa y a nivel de conjunto de empresas, esto permite que en el caso de que se trabaje en modo multi-empresa sólo haga falta definir estos auxiliares una vez y las empresas adoptarán estas características.
Formularios auxiliares
Líneas de Productos de la empresa: formulario para definir las distintas líneas de productos sobre las cuales trabaje el taller, y si estás activas o no.
Tipos de garantía: formulario para definir los distintos tipos de garantías que soporta el taller, su duración, si generan garantía y si están activas o no.
Clasificación de las familias de artículos: formulario para definir cada familia de artículos a que tipo funcional pertenece, Recambios, Normal, Desplazamientos, o Mano de obra, esto es necesario puesto que en las ordenes de trabajo y garantías están clasificadas las operaciones que se hacen en los equipos en estos cuatro apartados y solo nos dejará elegir aquellos artículos en cada uno de los apartados que pertenezcan a una familia asociada en esta pantalla a ese apartado.
Tipos de reclamaciones: formulario para definir los tipos de reclamaciones que podrán ser luego elegidos en los partes, y si están activos o no.
Horarios: formulario para definir los tipos de horarios que después asignaremos a los operarios, así como sus franjas horarias.
Tipos de contratos: aquí definimos los tipos de contratos que posteriormente asociaremos a los trabajadores.
Clasificación laboral: aquí definimos los tipos de clasificaciones laborales que posteriormente asociaremos a los trabajadores.
Formularios auxiliares
Una vez tengamos definidos los auxiliares bien a nivel de empresa o de grupo, definiremos el Maestro de Máquinas, es decir, las fichas de equipos que nos van entrando en el taller, esta está compuesta de dos partes, y es donde damos de alta los equipos y donde apuntaremos sus datos (numero de serie, fecha de entrega, marca, modelo, tipo de motor, numero de motor, tamaño de corte, numero de corte, código de concesionario, código INE, propietario y línea de producto, así como tantos comentarios como deseemos.
Este formulario como la mayoría de los maestros permiten la modificación de las distintas etiquetas como la de Servicio, Centro, Numero Motor, … permitiendo que las adaptemos a las características concretas de nuestros productos.
En su segunda parte, se irán almacenando de forma automática las distintas operaciones de garantías que realicemos sobre este equipo.
En este formulario en el apartado de garantías asignadas, se definen varias garantías para un equipo, ampliando el funcionamiento anterior que definía una relación de un equipo y una garantía, ahora es una relación de unos a muchos. Para esto se crea una pestaña de garantías donde se pueden añadir las garantías (tipos de garantías) que tiene el equipo y sus fechas de inicio y fin. Por qué un equipo puede tener varias garantías?.
Por ejemplo.
Una lavadora tiene:
Garantía Lavadora 3 años
Garantía Motor 2 años
……
Centros: formulario en el que podemos definir el centro en el que se encontraran las distintas máquinas, este es un formulario libre, lo que significa que lo podemos usar para cualquier otra cualidad que deseemos con una tabla auxiliar de la máquina, puesto que se puede parametrizar el nombre del formulario y de la etiqueta en el maestro de máquinas.
Es decir que en vez de centros podríamos llamarlo Departamento de asistencia, introducir en el auxiliar los distintos departamentos y asignarle a cada máquina el departamento que le debe atender, simplemente cambiando en el fichero de configuración .ini las etiquetas.
Servicios: formulario en el que podemos definir el tipo de servicio asociado a esa máquina, este es un formulario libre, lo que significa que lo podemos usar para cualquier otra cualidad que deseemos con una tabla auxiliar de la máquina, puesto que se puede parametrizar el nombre del formulario y de la etiqueta en el maestro de máquinas.
Contratos: En ente formulario podremos definir los contratos firmados con los distintos clientes, definir la cuota de pago de esos contratos. Este formulario tiene una pestaña con el detalle de contratos asociados (documentos originales). Se pueder elegir un fichero a través de una pantalla de selección de ficheros, y con un botón abrir el fichero si tienen extensión .txt o .word. Se pueden definir varios ficheros contratos en esta pestaña, relacionando un resgitro contrato de nuestra aplicación con varios documentos word.
Pestaña Equipos.
No modificable y muestra todos los equipos que ampara, se introducen al crear los equipos y asignarles este contrato.
Pestaña Visitas.
Modificable y muestra las visitas realizadas, se introducen, modifican y eliminan visitas desde esta pestaña. Además se pueden marcar las visitas como finalizadas. Para cada visita se introduce un número de visita (consecutivo), un texto, un empleado y una fecha Además existe un campo lógico para marcar si se ha hecho la visita o no.
Una vez ya tenemos definidos los auxiliares, propietarios y máquinas ya podemos realizar la operatoria de entrada, que empezará por la realización del aviso.
Formulario de avisos
En este formulario introduciremos los datos del aviso de reparación, introduciendo los siguientes campos:
►Número de Aviso
►Fecha; Recepcionado por: se podrá elegir un empleado
►Equipo, código de equipo (se podrá elegir de los equipos)
►Numero de serie (se podrá elegir de los equipos), se visualizan
Localización del equipo, su dirección
►Avería: notas
►Persona de contacto, con su teléfono y fax.
►Departamento
►Garantía (a seleccionar de garantías). Este campo se puede rellenar desde el formulario que detalla los TIPOS DE GARANTIAS Y FECHAS, además de las reparaciones hechas a este equipo (bien a través de SGA y SOT). Si seleccionamos una de las garantías que tiene asociada el equipo, se rellena este campo el con el tipo de garantía. Si se selecciona uno de los movimientos de reparación se guarda en el campo reparación el documento, pero se muestra en el formulario datos del movimiento de reparación.
►Reparación (en caso de que la garantía venga determinada por una reparación anterior, pues el número de Factura.
Función de Herencia. Nos muestra hacia que documentos ha evolucionado cada aviso.
El aviso podrá pasarse o a un presupuesto o a una orden de garantía (documento que es una orden de trabajo pero con carácter de garantía, el cual una vez terminado se podrá o cerrar o facturar al distribuidor o fabricante).
Función de generar presupuesto. Botón que nos traspasa este aviso a un presupuesto de cliente.
Función de generar orden de garantía. Botón que nos traspasa este aviso a una garantía de máquina.
Como ya hemos dicho antes, nos saldrá una pantalla en la que se nos indicará:
►Las garantías de los contratos en vigor, con sus fechas de validez.
►Las reparaciones que ha tenido este equipo con sus fechas de reparación (saldrán solamente aquellas reparaciones o garantías con una validez en función de un número de días que será parametrizado en algún sitio.).
►Si confirmamos una de ellas se almacenará automáticamente en el campo garantía, y si lo que seleccionamos es una reparación, se rellena además el campo reparación.
Al entrar en la pestaña Servicio Técnico, se lanzar un aviso con el número de Ordenes con más se 7 días sin asistir. (este tiempo de 7 días es parametrizable desde el fichero de configuración .ini).
Formulario de Presupuestos:
En este formulario podremos realizar presupuestos, bien directamente o complementar los que hayan sido introducidos a través del formulario de avisos.
Una vez realizado el presupuesto, podremos a través de los botones bien cancelarlo o bien traspasarlo a una orden de trabajo de forma automática.
En este formulario podremos realizar presupuestos, bien directamente o En este formulario podremos completar el presupuesto incluso especificando desplazamientos en una pestaña dedicada especialmente para ello.
En las líneas encontraremos un check de “no facturable” y otro de “generar garantía”. Las líneas por defectos son facturables.
Al marcar el check no facturar, pone el importe a 0. No podrá nunca existir una línea no facturable con importe mayor que cero.
Orden de Trabajo:
Hasta aquí podemos decir que tendríamos terminada toda la línea encargada de la relación con el cliente con respecto a una reparación o revisión que quieran realizar de su equipo, pero también podríamos realizar reparaciones o revisiones por garantía y con cargo a la compañía de la línea de coches, esto lo realizamos a través del formulario de garantías, donde le podremos indicar al igual que en el parte cualquier punto incluso especificando las piezas rotas que se cubren en garantía y las que no.
A partir de aquí empieza el trabajo del taller en el que sus mecánicos realizan a lo largo del día distintas operaciones, las cuales a final de día especificarán en los partes de trabajo, de esta forma se controla los horarios de trabajo de los trabajadores, y su correspondiente asignación a los distintos trabajos encargados, al mismo tiempo que realizamos esta introducción de partes de trabajo está calculando las horas trabajadas, extras, etc… de cada trabajador de las que luego podremos sacar los listados necesarios.
“Solo podremos asignar a un operario aquellos artículos que tenga asignados.”
En este momento ya tenemos los trabajos en ordenes de trabajo y garantías, y en los partes de trabajo puesto que los operarios ya los han realizado, ahora llega el momento de relacionarlos, esto se puede hacer de dos formas, o bien desde el parte de trabajo a cada línea de parte a través de búsquedas cómodas le asignamos el parte o la garantía, o bien desde una orden de trabajo terminada o garantía, le solicitamos nos busque un parte de trabajo que cuadre, estas operaciones de hacen a través de navegaciones sencillas y dirigidas, de forma que se pueden realizar de forma rápida y prácticamente sin posibilidad de error.
En este momento ya sólo nos queda la facturación de los trabajos que hemos realizado, esto lo podemos realizar de dos formas, la primera desde la misma orden de trabajo o garantía, o bien desde un formulario exclusivo para la facturación, en el que marcaremos todos los albaranes, ordenes de trabajo y garantías que queramos facturar, y de forma automática realizará la operación.
Si al facturar una orden de trabajo, existen líneas con el check de generar garantías, estas no pasarán a la factura sino a una orden de garantía para que puedan ser facturadas al fabricante o distribuidor en vez de al cliente. Hay que tener en cuenta que las garantías que un taller proporciona para una determinada MARCA, es un servicio que el taller brinda al cliente y no cobra, pero este taller no pierde su dinero, termina por cobrar los gastos de los servicios de garantías a sus proveedores de marca.
Ejemplo. Trabajo en un taller de televisiones SONY. Tengo un cliente que me trae un TV con un problema. La garantía cubre ciertas piezas y otras no, genero el aviso y entonces hago un presupuesto porque hay cosas que no cubre la garantía, las artículos y mano de obra que la garantía cubre los marco como “líneas que generan garantía” y los artículos que no están incluidos quedan normales, aunque puedo tener artículos que voy a cobrarle al cliente y otros que no, por lo que aquellos que no debo marcarlos como no facturables.
Al pasar este presupuesto a Orden de Trabajo y esta a Orden de Trabajo Terminada, una vez terminada la orden y llegado el momento de facturar, la facturación de esta orden de trabajo generará un factura al cliente por los artículos que no están marcados como “generan garantías” y una garantía con los artículos que si están marcados. De esta manera se factura al cliente lo que realmente debe cobrársele al cliente y se deja en garantías, listo para facturar pero a este caso al proveedor. Entiéndase esto como una FACTURA DE CLIENTE a un proveedor de MARCA.
Es importante destacar que cualquier operación realizada tiene vuelta atrás y adelante con perfecta recuperación, lo que nos permitirá corregir cualquier error en el momento en el que lo detectemos sin un mayor esfuerzo.
ABC’s
En los ABC’s de ventas se ha incluido una opción de documentos a considerar, de forma, por ejemplo, que se pueda evaluar las ventas incluyendo las garantías.
LISTADOS
En el menú SAT, LISTADOS, encontramos un listado donde podemos saber varios parámetros para el control del las asistencias técnicas:
TIEMPO MEDIO DE RESPUESTA en días.(el Tiempo de Respuesta de una orden es la diferencia entre la fecha de apertura de la orden y la fecha de la primera linea de mano de obra, entendiendo primera como la inicial en tiempo).
TIEMPO MEDIO DE DURACIÓN en días. (El Tiempo de Duración de una orden es la diferencia entre fechas de apertura y cierre).
COSTES de mano de obra y COSTES de materiales entre fechas.
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